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每个企业都应掌握的发函技能

   编者按   
商事活动中
,函件发送属于很常见之事。如此稀松平常之事,有必要来讨论吗?

依据笔者多年执业经验,真有必要好好说一说函件发送。笔者经手了一些,仅是因为没有正确有效发送函件而败诉的案件。

通常在什么情况下需要发送函件呢?总结下来,不外乎有:

  • 催收债权,以中断诉讼时效;

  • 通知会议召开,如股东会、董事会;

  • 业务人员离职,函告客户以规避表见代理;

  • 合同履行中,收货、验货、及解除合同等;

  • 保留除斥期,如合同解除异议权、工程款优先权等。

 

 

商事活动中,应该多留痕迹、善用函件、多发函件。

常见的无效发函有哪些呢?

 

01

原始发函资料遗失

如果企业没有发送函件的完备流程,发函资料丢失情况经常发生,尤其是在时间久远、经手员工不负责或离职后。此时,纵有万般神力,也无法回天。

02

不能证明所发内容

寄送单模糊不清,或者没有填写文件名称,或者填写了文件名称,但书写潦草、不规范,无法辩认。

03

不能证明对方收到

这是实践中最普遍,也最容易被忽视的问题。不能证明对方收到函件,等同于没有发送函件。

函件绝不是发完了事,发函件,多是为了沟通,更多是为了以后作为证据,证明对方收到才是重中之重。

 

 

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01

    EMS、EMS

作为函件的发送方式,首选EMS,还是EMS,没有其他。邮政法规定,中国邮政是唯一具备寄递信函资格的主体。

 

对于非常重要的函件,建议公证寄送。

02

    证明所发内容

寄送单认真填写,尤其文件名称应书写工整、完整,写完后将寄送单与文件一起拍照留存、文件一式两份,留存的那份上注明寄送单号。

 

03

    证明对方收到

及时跟踪函件收发情况,并及时于官网打印对方签收的详细列表,或者至邮局查验签收原单。如函件被退回,应先行确认有退回原因的记载,并原状保留快递袋,不予拆封。

 

04

    完整归档

所发函件的内容原件、寄送单、照片、签收单等都应安排专人专门保管,经手人员离职时应交接完整。

 

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