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合同管理,不是小事,也不是难事

    编者按   

商事活动中,合同是交易基础性文件,其重要性不言而喻。

然而,就笔者经手的纠纷案件、以及审核过的上千份合同来看,很多企业对于“合同管理”并没有引起足够的重视。

无专职合同管理员,大量合同散见于不同员工手中;合同签署无流程、合同履约无跟踪、合同终止无归档。对待合同,全凭自觉自发。

合同管理无小事,大到千亿,小到百千,都应得到周到的管理。企业能否有效管理合同,直接影响着企业交易目的能否实现,影响着交易风险能否得到有效控制。

 

01

合同签署无流程

现实中,很多企业对交易方没有管理、没有分级,甚至连基本的资信调查都没有,直到诉讼时才发现对方就是个空壳公司,根本无力履约,或者资质证书、营业执照竟是虚假的。

合同签署过程,没有流程,没有立项、审核、会签、审批,甚至连盖章也是随意性很强,加盖采购、销售部门章、无骑缝章、受托签字代理人无委托书、名称书写不全等;合同签署后无分类,无编号,无专门建档等。

 

02

合同履约无跟踪

合同签署后,交易才刚刚开始。一份合同往往需要多部门配合,对于其中的履约节点,如交货、收货、验收、通知、不可抗力等都应及时跟踪,并留下证据材料。

然而很多企业,是各部门独自行事,对一份合同,没有主管部门牵头、没有协办部门配合。对履约节点,没有足够重视,导致己方违约或权益受损。

比如,交完货,未进行有效单据留存,对方不承认;收到货物,未及时进行验货,或者验收后未及时提出异议,以致过了验货期;未按时支付租金、支付货款、支付股权转让款等,以致承担违约责任。

 

03

合同终止无归档

一份合同从无到有,整个过程都应留有痕迹,不仅彰显企业管理规范,在发生纠纷时亦能更好保护己方合法权益。

然而很多企业,对合同没有归档意识,待纠纷发生时,才发现很多合同或文件丢失,这时,纵有神力,亦无法回天。

 

 

     律 师 支 招     

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01

    合同签署

对交易方作资信调查,进行资信管理,大额交易可委托专业人士尽职调查。

合同文本由法务专员或律师审核,常用合同示范化、模板化。

合同立项、会签、盖章均应建立流程或制度,尤其盖章,应专人负责,予以登记。

02

    合同履约

合同履约应由专人跟踪,梳理交易节点,及时提醒己方按时按质履约。

遇对方未按时按质履约,应及时催促并保留证据。

行使不安抗辩权、先履行抗辩权、合同解除权等均应留有证据

合同变更、转让等均应签署书面协议。

 

03

    合同终止

及时归档、扫描存储电子档,借阅、归还予以登记。

及时履行合同附随义务。 

 

04

    信息化管理

企业如果有条件,建议对合同进行信息化管理,定制适用于企业自身的合同管理系统。

 

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